Um die geteilten Daten in Klassen/Gruppen nachträglich besser ordnen, konservieren und nachvollziehen zu können, gibt es am Ende jedes Schul- bzw. Kindergartenjahres einen "Reset" des Postfachs aller Nutzer:innen.
- Der Ablauf eines Jahreswechsels
- Welche Daten werden archiviert?
- Wer hat nach einer Archivierung noch Zugriff auf die alten Daten?
- Die Rollen des Jahreswechsels
- Die Klasse/Gruppe verlässt die Einrichtung
- Wie sieht die Archivierung für die verbundenen Nutzer:innen aus?
1. Der Ablauf eines Jahreswechsels
- Die Klassen/Gruppen vom laufenden Jahr A werden in das nächste Jahr B hochgestuft, welches nach den Sommerferien beginnt. Hier kann man die Klassen-/Gruppenkonfiguration unberührt lassen oder Änderungen der Zuteilung vornehmen.
- Die alte Klasse A wird nach dem Hochstufen in das Archiv geschoben.
2. Welche Daten werden archiviert?
- Alle aktuellen Mitteilungen und Nachrichtenverläufe
- Absenzmeldungen
- Daten aus dem FoxDrive
- Daten aus dem Portfolio
- Inhalte des Klassenbuchs (nur für Lehrer:innen/Pädagog:innen und Gruppenleiter:innen sichtbar)
Checklisten werden nicht archiviert und müssen zuvor vom Klassen-/Gruppenadmin exportiert werden.
3. Wer hat nach einer Archivierung noch Zugriff auf die alten Daten?
Alle Personen, die zum Zeitpunkt der Archivierung zu der Klasse/Gruppe zugeteilt waren, haben nach einer Archivierung Zugriff auf die alten Daten: Nutzer:innen und Kolleg:innen.
Das Archiv ist nur über die Webversion unserer Apps einsehbar.
4. Die Rollen des Jahreswechsels
FoxAdmins
Stufen Sie die Klassen/Gruppen via einer Import-Datei in das neue Jahr, wenn Sie viele Änderungen vornehmen bzw. viele Klassen/Gruppen führen.
- FoxAdmins stufen die Klassen/Gruppen des laufenden Jahres in das nächste Jahr hoch.
- Das Hochstufen kann manuell ("Klasse/Gruppe hochstufen") oder mithilfe einer Importdatei erfolgen.
Lesen Sie hier, wie ein FoxAdmin die Daten mithilfe eines Imports aktualisieren kann.
Klassen-/Gruppenadmins
Wenn sich an den zugeteilten Schüler:innen/Kindern im kommenden Jahr nichts oder wenig ändert, können Sie das manuelle Hochstufen ruhig in die Hände der Klassen-/Gruppenadmins geben.
- Klassen-/Gruppenadmins schieben die alten Klassen/Gruppen in das Archiv, nachdem die Klasse/Gruppe vom FoxAdmin in das neue Jahr übertragen ("hochgestuft") wurde.
- Klassen-/Gruppenadmins können eine Klasse/Gruppe auch komplett alleine in das nächste Jahr hochstufen.
Lesen Sie hier, wie Klassen-/Gruppenadmins die Daten manuell aktualisieren können.
5. Die Klasse/Gruppe verlässt die Einrichtung
Nur Klassen-/Gruppenadmins können eine Klasse/Gruppe auflassen.
- Der Klassen-/Gruppenadmin wählt sich in die Klasse/Gruppe ein.
- Unter "Einstellungen" kann man den "Archivierungs-Assistenten" starten.
- Wählen Sie hier "Meine Klasse/Gruppe wird aufgelassen".
- Die Klasse/Gruppe wird vor der Archivierung nicht in das neue Jahr kopiert/hochgestuft.
6. Wie sieht die Archivierung für die verbundenen Nutzer:innen aus?
- Die Klassen/Gruppen des vergangenen Jahres sind über die Webversion abrufbar.
- In diesem Zeitraum haben Nutzer:innen die Möglichkeit, wichtige Inhalte über einen Export/Download auf Ihrem PC zu konservieren.
- Nutzer:innen sehen die neue Klasse/Gruppe in Ihrer Übersicht/Startseite der App.
- Das Postfach, der FoxDrive und das Portfolio der neuen Klasse/Gruppe sind leer.
- Chats bleiben nach einer Archivierung bestehen.
- Oftmals müssen sich Nutzer:innen nach der Hochstufung/Archivierung wieder in der App anmelden. Hierfür müssen Sie ihre Mail und das selbstgewählte Passwort nutzen, eine neue Registrierung via Einladungscode ist nicht nötig.