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Schulweite/organisationsweite Sprechzeiten für FoxAdmins (PLUS)

Hier erfahren Admins, wie sie schulweite/organisationsweite Sprechzeiten und weitere Details einstellen können.

  1. Welche Funktionen kann ich im Rahmen "schulweiter/organisationsweiter Sprechzeiten" nutzen?
  2. Wie läuft eine "schulweite/organisationsweite Sprechzeit" ab?
  3. Anlegen einer neuen schulweiten/organisationsweiten Sprechzeit durch FoxAdmins
  4. Wie kann ich Details eines Termins nachträglich abändern?
  5. Verfügbarkeiten für das Kollegium festlegen
  6. Die Termine von einzelnen Kolleg:innen einsehen und exportieren
  7. Die Termine von Kolleg:innen planen, bearbeiten und löschen
  8. Die Termine von schulweiten/organisationsweiten Sprechzeiten exportieren

1. Welche Funktionen kann ich im Rahmen "schulweiter/organisationsweiter Sprechzeiten" nutzen?

  • Der Titel der Sprechzeit ist von FoxAdmins frei wählbar (z.B. "Eltern-Kind-Gespräche" oder "Entwicklungsgespräche").
  • Sie können eine bis alle Klassen/Gruppen Ihrer Einrichtung zu einem Termin einladen.
  • Sie können Beschreibungen für die verbundenen Nutzer:innen hinzufügen.
  • Sie können organisationsinterne Notizen/Beschreibungen für Ihre Kolleg:innen hinterlegen. Diese sind nicht für die Nutzer:innen einsehbar.
  • Sie können die Termine der Sprechzeiten exportieren.
  • Kolleg:innen können die Dauer der Gespräche, sowie die eigene Verfügbarkeit individuell festlegen.
  • Die Verfügbarkeiten von Kolleg:innen können für jede Klasse/Gruppe individuell festgelegt werden.

Ab dem 18.04.24 können Sie als FoxAdmin zusätzlich die folgenden Funktionen nutzen:

  • Ein FoxAdmin kann die Verfügbarkeiten für teilnehmende Kolleg:innen eintragen/konfigurieren und an die Nutzer:innen aussenden.
  • Ein FoxAdmin kann die Termine aller teilnehmenden Kolleg:innen (einzeln) im Adminbereich einsehen.
  • Ein FoxAdmin kann die gebuchten Termine der teilnehmenden Kolleg:innen planen, löschen und ändern.
  • Ein FoxAdmin kann die gebuchten Termine einzelner Kolleg:innen als PDF oder Excel-Datei exportieren.
  • Ein FoxAdmin kann einen Termin für eine organisationsweite Sprechzeit anlegen, der sich wöchentlich wiederholt.

2. Wie läuft eine schulweite/organisationsweite Sprechzeit ab?

  1. FoxAdmins erstellen den Termin und geben an, welche Klassen/Gruppen daran teilnehmen sollen. Der Termin kann sich wöchentlich wiederholen.
  2. Die Kolleg:innen der eingeladenen Klassen/Gruppen wählen die Dauer ihrer Gespräche und legen fest, wann sie für Termine mit den Nutzer:innen zur Verfügung stehen wollen. (Schulweite/organisationsweite Sprechzeiten für Lehrer:innen, Pädagog:innen und Gruppenleiter:innen)
  3. Verbundene Nutzer:innen buchen ihren Termin, nachdem die Verfügbarkeiten der Kolleg:innen freigegeben wurden. Alternativ können FoxAdmins und das Kollegium die Termine für die Nutzer:innen planen.

3. Anlegen einer neuen schulweiten/organisationsweiten Sprechzeit durch FoxAdmins

  1. Klicken Sie im Adminbereich auf den Menüpunkt "Sprechzeiten".
  2. Wählen Sie "Neue schulweite/organisationsweite Sprechzeit".
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  3. Wählen Sie einen Titel für den Termin.
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  4. Wählen Sie die Klassen/Gruppen, die am Sprechtag teilnehmen sollen.
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  5. Geben Sie an, ob es sich um einen einmaligen oder wöchentlichen Termin handelt.
  6. Wiederholt sich der Termin wöchentlich, müssen Sie den Wochentag/die Wochentage anwählen und Beginn und Ende des Zeitraumes hinterlegen, in dem die Termine stattfinden sollen.
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  7. Tragen Sie Start- und Endzeit des Sprechtags ein, wenn es sich um einen einmaligen Termin handelt.
  8. Klicken Sie auf "Weiter".
  9. Sie können nun angeben, ob der Termin in Person oder Online stattfinden soll.
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  10. Optional: Hinterlassen Sie eine Beschreibung für die verbundenen Nutzer:innen, um sie ggf. über den Zweck des Termins aufzuklären oder ihnen weitere Informationen zukommen zu lassen.
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  11. Optional: Wählen Sie einen Zeitpunkt, zu dem verbundene Nutzer:innen gesammelt zur Terminbuchung aufgefordert werden sollen. Kolleg:innen müssen bis zu diesem Zeitpunkt Ihre Verfügbarkeiten festlegen. Wenn Sie das Feld leer lassen, lädt jede:r Kolleg:in die Eltern separat zur Terminbuchung ein.
  12. Optional: Legen Sie den Zeitpunkt fest, ab dem die Terminbuchung abgeschlossen werden soll. Ab diesem Zeitpunkt können die Termine nicht mehr von den verbundenen Nutzer:innen abgeändert werden.
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  13. Über "Weiter" können Sie eine interne Notiz/Beschreibung für die Kolleg:innen hinterlassen. Diese ist für die verbundenen Nutzer:innen nicht einsehbar.
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  14. Durch einen Klick auf “Kolleg:innen einladen” werden alle Betreuer:innen der oben gewählten Klassen/Gruppen informiert, dass sie ab sofort ihre zeitlichen Verfügbarkeiten für den Sprechtag eingeben können.
  15. Der Termin wird nun im Adminbereich aufgeführt.
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  16. Über "Info" neben dem Titel der Sprechzeit können Sie die eingeladenen Klassen/Gruppen und Kolleg:innen, sowie die hinterlegten Beschreibungen einsehen.
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  17. Über das Zahnrad können Sie die Details des Termins nachträglich abändern. Vergessen Sie nicht, Ihre Änderungen zu speichern.
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4. Verfügbarkeiten für das Kollegium festlegen

Wenn Kolleg:innen verhindert sind, die eigenen Verfügbarkeiten für eine organisationsweite Sprechzeit selbst einzutragen, kann ein FoxAdmin die Verfügbarkeiten für sie festlegen.

  1. Öffnen Sie den Menüpunkt "Sprechzeiten" im Adminbereich.
  2. Wählen Sie "Info" bei dem gewünschten Termin.
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  3. In der Übersicht sehen Sie, welche teilnehmenden Kolleg:innen noch keine Verfügbarkeiten festgelegt haben.
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  4. Klicken Sie auf "Termine ansehen".
  5. Wählen Sie "Verfügbarkeiten festlegen".
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  6. Sie können nun die Dauer der Gespräche und verfügbare Zeitfenster für die betroffene Person konfigurieren. Hierbei können Sie die Verfügbarkeiten für alle betreuten Klassen/Gruppen einzeln festlegen oder dieselben Verfügbarkeiten an alle betreuten Klassen/Gruppen aussenden.
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  7. Über "Speichern und Eltern informieren" werden die verbundenen Nutzer:innen aufgefordert, einen Termin bei dem:der betroffenen Kolleg:in zu buchen. Wenn Sie einen gesammelten Zeitpunkt für die Einladung zur organisationsweiten Sprechzeit festgelegt haben, werden die Nutzer:innen erst dann zur Buchung aufgefordert.

5. Die Termine von einzelnen Kolleg:innen einsehen und exportieren

Ein FoxAdmin kann die Verfügbarkeiten, sowie die Termine aller teilnehmender Kolleg:innen einsehen, editieren und exportieren.

  1. Öffnen Sie den Menüpunkt "Sprechzeiten" im Adminbereich.
  2. Wählen Sie "Info" bei dem gewünschten Termin.
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  3. Neben dem Namen der betroffenen Kolleg:innen sehen Sie den Button "Termine einsehen". Hier sehen Sie die verfügbaren Termine, die Teilnehmer:innen (Eltern bzw. Schüler:innen) und den Status der Buchung (verfügbar vs. gebucht)
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  4. Über "Wechseln zu" können Sie zwischen den teilnehmenden Kolleg:innen wechseln.
  5. Über das Download-Symbol können Sie die Termine entweder als Excel- oder PDF-Datei exportieren.
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6. Die Termine von Kolleg:innen editieren: Planen, bearbeiten und Termine löschen

FoxAdmins können für teilnehmende Klassen/Gruppen einer organisationsweiten Sprechzeit Nutzer:innen für Zeit-Slots planen (Familie Maier bekommt Termin X), Buchungen abändern (Familie Schmidt wird statt Familie Maier den Termin X wahrnehmen) und Termine absagen/löschen.

  1. Öffnen Sie den Menüpunkt "Sprechzeiten" im Adminbereich.
  2. Klicken Sie auf "Info" neben dem Titel des Termins, bei dem Sie die Verfügbarkeiten/Buchungen editieren möchten.
  3. Wählen Sie den:die betroffene:n Kolleg:in aus und wählen Sie "Termine ansehen" ganz rechts in der Zeile.
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  4. Sie sehen nun die verfügbaren Termine, die Teilnehmer:innen (Eltern bzw. Schüler:innen) und den Status der Buchung (verfügbar vs. gebucht)
  5. Über "Termine planen" können Sie die Nutzer:innen wählen, denen Sie ein bestimmtes Zeitfenster zuschreiben möchten ("Familie Maier möchte den Termin um 10:15 wahrnehmen").
  6. Über die drei Punkte in der Zeile eines gebuchten Zeitfensters können Sie die Termine bearbeiten und editieren.
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  7. Sie können die Termindetails einsehen (z.B. Dauer des Termins).
  8. Sie können die Termine bearbeiten: Hierbei haben Sie die Möglichkeit, andere Nutzer:innen für den Termin einzutragen. Die Nutzer:innen, die zuvor für das Zeitfenster eingetragen waren, erhalten die Nachricht, dass der Termin abgesagt wurde.
  9. Sie können Termine absagen. Auch hier werden die Nutzer:innen über die Stornierung informiert.

7. Die Termine von schulweiten/organisationsweiten Sprechzeiten exportieren

Ein FoxAdmin kann die Termine einzelner Kolleg:innen oder alle Termine der organisationsweiten Sprechzeit als Excel- oder PDF-Datei exportieren.

  1. Wählen Sie im Adminbereich den Menüpunkt "Sprechzeiten".
  2. In der Zeile des Sprechtags finden Sie ganz rechts die Option "Exportieren".
  3. Durch einen Klick auf "Exportieren" werden alle Termine des gesamten Kollegiums als Excel-Datei oder PDF-Datei exportiert.

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