Jahreswechsel und Archivierung
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      Übersicht des (Schul-) Jahreswechsels für Lehrkräfte, Pädagog:innen und Gruppenleiter:innen

      Nutzen Sie diesen Artikel, um sich einen Überblick über die Archivierungsfunktion zu verschaffen.

      Um die geteilten Daten in Klassen/Gruppen besser ordnen, konservieren und nachvollziehen zu können, gibt es am Ende jedes Schul- bzw. Kindergartenjahres einen "Reset" des Postfachs aller Nutzer:innen.
      1. Der Ablauf eines Jahreswechsels
      2. Welche Daten werden archiviert?
      3. Wer hat nach einer Archivierung noch Zugriff auf die alten Daten?
      4. Die Rollen des Jahreswechsels
      5. Wie sieht die Archivierung für die verbundenen Nutzer:innen aus?

      1. Der Ablauf eines Jahreswechsels

      1. Die Klassen/Gruppen vom laufenden Jahr A werden in das nächste Jahr B hochgestuft, welches nach den Sommerferien beginnt. Hier kann man Klassen-/Gruppenkonfiguration unberührt lassen oder Änderungen der Zuteilung vornehmen.
      2. Die alte Klasse A wird nach dem Hochstufen in das Archiv geschoben.

      2. Welche Daten werden archiviert?

      • Alle aktuellen Mitteilungen und Nachrichtenverläufe
      • Absenzmeldungen
      • Daten aus dem FoxDrive
      • Daten aus dem Portfolio
      • Inhalte des Klassenbuchs (nur für Lehrer:innen/Pädagog:innen und Gruppenleiter:innen sichtbar)

      Checklisten werden nicht archiviert und müssen zuvor vom Klassen-/Gruppenadmin exportiert werden.

      3. Wer hat nach einer Archivierung noch Zugriff auf die alten Daten?

      Das Archiv ist nur für 6 Monate über die Webversion abrufbar.

      Alle Personen, die zum Zeitpunkt der Archivierung zu der Klasse/Gruppe zugeteilt waren (verbundene Nutzer:innen und Kolleg:innen) haben nach einer Archivierung Zugriff auf die alten Daten: Nutzer:innen und Kolleg:innen. Alle Daten werden für 6 Monate aufbewahrt und im Anschluss gelöscht.

      Screenshot 2023-11-06 153540

      4. Die Rollen des Jahreswechsels

      FoxAdmins

      • FoxAdmins stufen die Klassen/Gruppen des laufenden Jahres in das nächste Jahr hoch.
      • Das Hochstufen kann manuell ("Klasse/Gruppe hochstufen") oder mithilfe einer Importdatei erfolgen.

      Stufen Sie die Klassen/Gruppen via einer Import-Datei in das neue Jahr, wenn Sie viele Änderungen vornehmen oder viele Klassen/Gruppen an Ihrer Einrichtung führen.

      Klassen-/Gruppenadmins

      • Klassen-/Gruppenadmins schieben die alten Klassen/Gruppen in das Archiv, nachdem die Klasse/Gruppe vom FoxAdmin in das neue Jahr übertragen ("hochgestuft") wurde.
      • Klassen-/Gruppenadmins können eine Klasse/Gruppe auch komplett alleine in das nächste Jahr hochstufen.

      Wenn sich an den zugeteilten Schüler:innen/Kindern im kommenden Jahr nichts oder wenig ändert, können die Klassen/Gruppen gut von Klassen-/Gruppenadmins in das neue Jahr hochgestuft werden.

      5. Wie sieht die Archivierung für die verbundenen Nutzer:innen aus?

      • Die Inhalte des vergangenen Jahres sind für 6 Monate nach Archivierung über die Webversion einsehbar. Die Daten werden im Anschluss gelöscht.
      • Nutzer:innen haben die Möglichkeit, wichtige Inhalte über einen Export/Download auf Ihrem PC zu konservieren.
      • Nutzer:innen sehen die neue Klasse/Gruppe in Ihrer Übersicht/Startseite der App.
      • Das Postfach, der FoxDrive und das Portfolio der neuen Klasse/Gruppe sind leer.
      • Chats bleiben nach einer Archivierung bestehen.
      • Oftmals müssen sich Nutzer:innen nach der Hochstufung/Archivierung wieder in der App anmelden. Hierfür müssen Sie ihre Mail und das selbstgewählte Passwort nutzen, eine neue Registrierung via Einladungscode ist nicht nötig.