Im Rahmen einer MAX-Lizenz können Lehrkräfte, Pädagog:innen und Gruppenleiter:innen individuelle, ggf. wöchentliche Sprechzeiten für Ihre Klassen/Gruppen festlegen.
- Anlegen einer "individuellen Sprechzeit"
- Verfügbarkeiten und Details der individuellen Sprechzeit nachträglich bearbeiten
- Termine von Nutzer:innen editieren: Planen, bearbeiten und Termine löschen
- Termine exportieren
1. Anlegen einer "individuellen Sprechzeit"
- Rufen Sie die Startseite bzw. Klassen-/Gruppenübersicht auf.
- Wählen Sie "Meine Sprechzeiten ansehen" unter "Meine Sprechzeiten".
- Erstellen Sie einen neuen Termin über "Neue individuelle Sprechzeit".
- Tragen Sie einen Titel für den Termin ein.
- Geben Sie an, ob es sich um einen einmaligen Termin handelt, oder ob sich die Sprechzeit wöchentlich wiederholen soll. Bei einer wöchentlichen Wiederholung wählen Sie die Wochentage, sowie Start- und Endzeit des Sprechzeiten-Zyklus aus.
- Über "Weiter" wählen Sie nun die Termindauer, die Teilnehmer:innen und Ihre eigenen Verfügbarkeiten.
- Unter "Teilnehmer:innen auswählen" können Sie nun eintragen, welche Ihrer Klassen/Gruppen Sie zu der Sprechzeit einladen möchten. Über "Alle auswählen" können Sie eine Einladung an alle Nutzer:innen Ihrer Klassen/Gruppen versenden.
- Nachdem eine Klasse/Gruppe von Ihnen ausgewählt wurde, können Sie die Teilnehmer:innen über den Bearbeiten-Stift rechts in der Zeile anpassen, um nur gezielte Nutzer:innen zu der Sprechzeit einzuladen.
- Für jede:n Nutzer:in, die Sie zur Sprechzeit einladen, können Sie die Termindauer hier individuell an die Nutzer:innen anpassen.
- Nutzen Sie "Verfügbarkeiten für ein bestimmtes Datum einstellen", wenn Ihre Sprechzeiten an einem kommenden Tag des Sprechzeiten-Zyklus von Ihren normalen Verfügbarkeiten abweichen ("Am Mittwoch in drei Wochen bin ich nicht für Termine verfügbar.")
- Über "Weiter" können Sie die optionale Beschreibung für Teilnehmer:innen und die Terminbuchung konfigurieren (Start- und Endzeit der Buchungsperiode).
- Über "Speichern und Eltern informieren" werden Einladungen zur Buchung an die Nutzer:innen ausgeschickt.
- Sie finden den Termin nun unter "Meine Sprechzeiten" aufgeführt. Über die Klassen-/Gruppenübersicht haben Sie allzeit Zugriff auf Ihre "organisationsweiten" und "individuellen Sprechzeiten".
2. Verfügbarkeiten und Details der "individuellen Sprechzeit" nachträglich bearbeiten
- Rufen Sie die Startseite bzw. Klassen-/Gruppenübersicht auf.
- Wählen Sie "Meine Sprechzeiten ansehen" unter "Meine Sprechzeiten".
- Öffnen Sie den Termin, den Sie ändern möchten.
- Über "Verfügbarkeiten bearbeiten" können Sie die Dauer der Gespräche und Ihre verfügbaren Zeitfenster anpassen.
- Über das Schraubschlüssel-Symbol können Sie die Teilnehmer:innen, die Buchungskonfiguration und die Beschreibungen anpassen.
3. Termine von Nutzer:innen editieren: Planen, bearbeiten und Termine löschen
Im Rahmen der Funktion "individuelle Sprechzeiten" können Klassen-/Gruppenadmins die Termine nun auch eigenständig ohne die Buchung der Nutzer:innen koordinieren.
- Rufen Sie die Startseite bzw. Klassen-/Gruppenübersicht auf.
- Wählen Sie "Meine Sprechzeiten ansehen" unter "Meine Sprechzeiten".
- Öffnen Sie Ihre "individuelle Sprechzeit".
- Sie sehen nun die verfügbaren Termine, die Teilnehmer:innen (Eltern bzw. Schüler:innen) und den Status der Buchung (verfügbar vs. gebucht).
Sie haben nun die folgenden Optionen:
- Über "Termine planen" können Sie Nutzer:innen für eine Verfügbarkeit eintragen. Hierbei können Sie auch die Dauer des Gesprächs individuell anpassen.
- Über die drei Punkte in der Zeile eines gebuchten Zeitfensters können Sie die Termine bearbeiten und editieren.
- Sie können die Termindetails einsehen (z.B. Dauer des Termins).
- Sie können die Termine bearbeiten: Hierbei haben Sie die Möglichkeit, andere Nutzer:innen für den Termin einzutragen. Die Nutzer:innen, die zuvor für das Zeitfenster eingetragen waren, erhalten eine Benachrichtigung über die Absage.
- Sie können Termine absagen. Auch hier werden die Nutzer:innen über die Stornierung informiert.
4. Termine exportieren
- Rufen Sie die Startseite bzw. Klassen-/Gruppenübersicht auf.
- Wählen Sie "Meine Sprechzeiten ansehen" unter "Meine Sprechzeiten".
- Öffnen Sie Ihre "individuelle Sprechzeit".
- Über das Download-Symbol können Sie die Termine als Excel- oder PDF-Datei exportieren/herunterladen.
