Zahlungsanforderungen an Nutzer:innen senden (FoxPay)

Mithilfe von FoxPay können Lehrer:innen, Pädagog:innen oder Gruppenleiter:innen die Zahlungen für geplante Reisen, Lernmaterialien oder Exkursionen nun bequem über unsere Apps verwalten.

1. Wie versende ich eine Zahlungsanforderung via FoxPay? Wie versende ich individuelle Beträge?
2. Welche Schritte müssen die Empfänger:innen ausführen?
3. Wie kann ich die Zahlungsoption ändern?
4. Wo kann ich eingegangene Überweisungen/Zahlungen einsehen und Nutzer:innen erinnern?

5. Was passiert, wenn die Eltern die Zahlungsreferenz bei der Überweisung falsch angegeben haben?

6. Wie kann ich Bargeldzahlungen der Eltern im System vermerken, oder falsche Überweisungen manuell eintragen?

7. Was passiert, wenn Eltern einen falschen Betrag überwiesen haben?

1. Wie versende ich eine Zahlungsanforderung via FoxPay?

1. Tragen Sie den Zahlungsgrund ein. Dieser fungiert als Betreff der Mitteilung
   
2. Hinterlegen Sie eine Frist für die Zahlung.
3. Verfassen Sie eine dazugehörige Mitteilung, um die Eltern über den Zweck der Zahlung zu informieren.
4. Wählen Sie, wie Sie das Geld erhalten möchten (Barzahlung oder Banküberweisung).
   
5. Über "Empfänger:in wählen" können Sie nun einen Beitrag festlegen. Fügen Sie außerdem einen Kommentar hinzu, um die angefragten Beträge noch weiter differenzieren zu können (z. B. Kuhmilch/Hafermilch).
6. Über "Empfänger:innen auswählen" wählen Sie die Personen aus, die den jeweiligen Betrag als Anfrage erhalten sollen. FoxAdmins (mit aktivierten organisationsweiten Mitteilungen) können hier zusätzlich zur eigenen Klasse/Gruppe, Nutzer:innen anderer Klassen/Gruppen auswählen.
   
7. Um individuelle Beträge an unterschiedliche Nutzer:innen auszusenden, wählen Sie "Anderen Betrag hinzufügen". Die unterschiedlichen Beträge werden unter derselben Zahlungsanforderung aufgeführt, können aber an unterschiedliche Nutzer:innen adressiert sein.
8. Tragen Sie den Betrag ein und wählen Sie die Empfänger:innen aus.
   
9. Unter "Sichtbarkeit" können Sie wählen, welche Kolleg:innen der Klasse die Mitteilung und Antworten mitlesen können. 
   

Wie werden individuelle Beiträge in der Übersicht aufgeführt?

• Unterschiedliche Beträge werden in einer Zahlungsanforderung vereint. Sie finden die Zahlungsanforderung unter dem eingetragenen Betreff (=Zahlungsgrund) im Postfach Ihrer Klasse/Gruppe.
• Unter "Mitteilung" > "Zahlung" sehen Sie in der Übersicht den minimal bis maximal eingeforderten Betrag aufgeführt
  .
• Die Übersicht teilt sich in offene, teils gezahlte und bezahlte Beträge auf.
• Unterhalb der Namen der Kinder sehen Sie den eingeforderten Betrag aufgeführt.
  

2. Welche Schritte müssen die Empfänger:innen ausführen?

1. Die Empfänger:innen müssen die Mitteilung bestätigen.
2. Der eingeforderte Betrag, sowie Datum und Mitteilung werden direkt angezeigt. 
   
3. Im Anschluss wählen die Nutzer:innen, auf welchem Weg sie die Zahlung einreichen möchten (Bargeld oder Banküberweisung).
   
4. Im Falle einer Banküberweisung werden den Eltern die notwendigen Daten für eine Transaktion aufgeführt: Kontoinhaber:in; IBAN und Zahlungsreferenz.
   
5. Bei jeder Zahlungsanforderung wird für die Nutzer:innen ein QR-Code generiert – wenn man den QR-Code in einer Online-Banking App scannt bzw. hochlädt, müssen die Zahlungsdaten nicht manuell aus der App übertragen werden.
   
6. Ihre Zahlung wird in der folgenden Nacht vom System bearbeitet. Bei einer Übereinstimmung der Zahlungsreferenz wird der Betrag der Nutzer:innen am kommenden Tag als bezahlt markiert. 
   

3. Wie kann ich die Zahlungsoption ändern?

1. Öffnen Sie die Mitteilung.
2. Wählen Sie "Mitteilung bearbeiten",
3. Entfernen Sie den Zahlungsweg, über den Sie das Geld der Eltern nicht entgegennehmen möchten.
   

4. Wo kann ich eingegangene Überweisungen/Zahlungen einsehen und Nutzer:innen erinnern?

FoxAdmins können allzeit die Zahlungen der Einrichtungen im Adminbereich einsehen.

• Die Zahlungseingänge werden einmal pro Nacht synchronisiert.
• Öffnen Sie die Mitteilung und wechseln Sie zu "Zahlung".
  
• Wenn die Zahlungsreferenz von dem:der Sender:in korrekt eingetragen wurde, wird die Zahlung am Konto gefunden und unter "Zahlung“ samt Zahlungsreferenz aufgeführt.
  
  
• Unter "Zahlung" werden auch offene Beträge aufgeführt.
  
• Über das Alarmsymbol können Sie die fehlenden Nutzer:innen an die Zahlung erinnern.

5. Was passiert, wenn die Eltern die Zahlungsreferenz bei der Überweisung falsch angegeben haben? 

In diesem Fall wird die Zahlung nicht automatisch im System registriert. Sie müssen hier die Zahlungseingänge des Schulkontos manuell überprüfen und den Betrag des Kindes als bezahlt markieren. 

6. Wie kann ich Bargeldzahlungen der Eltern im System vermerken, oder falsche Überweisungen manuell eintragen? 

1. Öffnen Sie die Mitteilung.
2. Wechseln Sie zu "Zahlung".
3. Web: Über die drei Punkte können Sie eine Zahlung als (teil-) bezahlt markieren.
   
4. App: Klicken Sie auf den Pfeil neben den Empfänger:innen, um eine Zahlung als (teil-) bezahlt zu markieren.
   

7.  Was passiert, wenn Eltern einen falschen Betrag überwiesen haben?

• Bei Abweichungen zwischen eingefordertem und überwiesenen Betrag, erhalten die verbundenen Nutzer:innen im Activity-Feed eine Benachrichtigung darüber, dass der Zahlungsbetrag nicht korrekt ist.
• Solange die Zahlungsreferenz bei der Überweisung richtig angeben wurde, wird die Zahlung im System erkannt und als bezahlt zugewiesen. Der eingezahlte Betrag kann unter "Zahlung" eingesehen und überprüft werden.