Mithilfe von FoxPay können Lehrer:innen, Pädagog:innen oder Gruppenleiter:innen die Zahlungen für geplante Reisen, Lernmaterialien oder Exkursionen nun bequem über unsere Apps verwalten.
Nachdem die FoxPay Funktion von dem FoxAdmin der Einrichtung aktiviert wurde, können Kolleg:innen Banküberweisungen innerhalb einer Klasse/Gruppe an die verbundenen Nutzer:innen versenden.
- Wie versende ich eine Zahlungsanforderung via FoxPay?
- Welche Schritte müssen die Empfänger:innen ausführen?
- Wie kann ich die Zahlungsoption ändern?
- Wo kann ich eingegangene Überweisungen/Zahlungen einsehen und Nutzer:innen erinnern?
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Was passiert, wenn die Eltern die Zahlungsreferenz bei der Überweisung falsch angegeben haben?
- Wie kann ich Bargeldzahlungen der Eltern im System vermerken, oder falsche Überweisungen manuell eintragen?
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Was passiert, wenn Eltern einen falschen Betrag überwiesen haben?
1. Wie versende ich eine Zahlungsanforderung via FoxPay?
Sofern das FoxPay Feature noch nicht Teil Ihrer Lizenz ist, können Sie bei Zahlunganforderungen nur Bargeld einfordern.
- Wählen Sie sich in die Klasse/Gruppe ein.
- Wechseln Sie zum Menüpunkt "Mitteilungen" und wählen Sie "Zahlungsanforderung".
- Tragen Sie den Betrag ein, den Sie von den Empfänger:innen einfordern möchten.
- Verfassen Sie eine dazugehörige Mitteilung, um die Nutzer:innen über den Zweck der Zahlung zu informieren.
- Wählen Sie, wie Sie das Geld erhalten möchten (Barzahlung oder Banküberweisung).
- Wählen Sie die Empfänger:innen der Zahlungsanforderung aus.
- Unter Sichtbarkeit können Sie wählen, welche Kolleg:innen der Klasse/Gruppe die Mitteilung und Antworten mitlesen können.
- Die Zahlungsanforderung wird als Mitteilung im Postfach der Empfänger:innen und Mitleser:innen ("Sichtbarkeit") angezeigt.
2. Welche Schritte müssen die Empfänger:innen ausführen?
In der Kategorie "verbundene Nutzer:innen" gibt es einen Artikel, die die Empfänger:innen Schritt für Schritt durch eine Zahlung mit FoxPay leitet.
- Die Empfänger:innen müssen die Mitteilung bestätigen.
- Der eingeforderte Betrag, sowie Datum und Mitteilung werden direkt angezeigt.
- Im Anschluss wählen die Nutzer:innen, auf welchem Weg sie die Zahlung einreichen möchten (Bargeld oder Banküberweisung).
- Im Falle einer Banküberweisung werden den Eltern die notwendigen Daten für eine Transaktion aufgeführt: Kontoinhaber:in; IBAN und Zahlungsreferenz.
- Bei jeder Zahlungsanforderung wird für die Nutzer:innen ein QR-Code generiert – wenn man den QR-Code in einer Online-Banking App scannt bzw. hochlädt, müssen die Zahlungsdaten nicht manuell aus der App übertragen werden.
- Ihre Zahlung wird in der folgenden Nacht vom System bearbeitet. Bei einer Übereinstimmung der Zahlungsreferenz wird der Betrag der Nutzer:innen am kommenden Tag als bezahlt markiert.
3. Wie kann ich die Zahlungsoption ändern?
- Öffnen Sie die Mitteilung.
- Wählen Sie "Mitteilung bearbeiten",
- Entfernen Sie den Zahlungsweg, über den Sie das Geld der Eltern nicht entgegennehmen möchten.
4. Wo kann ich eingegangene Überweisungen/Zahlungen einsehen und Nutzer:innen erinnern?
FoxAdmins können allzeit die Zahlungen der Einrichtungen im Adminbereich einsehen.
- Die Zahlungseingänge werden einmal pro Nacht synchronisiert.
- Öffnen Sie die Mitteilung und wechseln Sie zu "Zahlung".
- Wenn die Zahlungsreferenz von dem:der Sender:in korrekt eingetragen wurde, wird die Zahlung am Konto gefunden und unter "Zahlung“ samt Zahlungsreferenz aufgeführt.
- Unter "Zahlung" werden auch offene Beträge aufgeführt.
- Über das Alarmsymbol können Sie die fehlenden Nutzer:innen an die Zahlung erinnern.
5. Was passiert, wenn die Eltern die Zahlungsreferenz bei der Überweisung falsch angegeben haben?
In diesem Fall wird die Zahlung nicht automatisch im System registriert. Sie müssen hier die Zahlungseingänge des Schulkontos manuell überprüfen und den Betrag des Kindes als bezahlt markieren.
6. Wie kann ich Bargeldzahlungen der Eltern im System vermerken, oder falsche Überweisungen manuell eintragen?
- Öffnen Sie die Mitteilung.
- Wechseln Sie zu "Zahlung".
- Web: Über die drei Punkte können Sie eine Zahlung als (teil-) bezahlt markieren.
- App: Klicken Sie auf den Pfeil neben den Empfänger:innen, um eine Zahlung als (teil-) bezahlt zu markieren.
7. Was passiert, wenn Eltern einen falschen Betrag überwiesen haben?
- Bei Abweichungen zwischen eingefordertem und überwiesenen Betrag, erhalten die verbundenen Nutzer:innen im Activity-Feed eine Benachrichtigung darüber, dass der Zahlungsbetrag nicht korrekt ist.
- Solange die Zahlungsreferenz bei der Überweisung richtig angeben wurde, wird die Zahlung im System erkannt und als bezahlt zugewiesen. Der eingezahlte Betrag kann unter "Zahlung" eingesehen und überprüft werden.