Datensynchronisation: Abbildung von Klassen

Sie haben zwei Optionen, Ihre Klassen in SchoolFox zu übertragen.

Mithilfe des Datenimports können Sie mit wenigen Klicks die relevanten Daten von WebUntis auf SchoolFox übertragen.

1. Sie arbeiten mit Hauptklassen.
2. Sie arbeiten mit Fachklassen.
3. Wie kann ich die Konfiguration nachträglich ändern?
4. Was muss ich bei einem Wechsel der Klassenkonfiguration beachten?

Bevor ein Admin die Daten importieren kann, müssen zwei Entscheidungen getroffen werden:

• Möchten Sie die Hauptklassen (5a, 6a, 7c) oder die Fachklassen des Stundenplans (5a Mathe, 5a Biologie, 5a Geschichte, etc.) in SchoolFox abbilden?
• Möchten Sie mit Schüler:innen, Eltern oder beiden Gruppen von Nutzer:innen kommunizieren?

1. Sie arbeiten mit Hauptklassen.

Was sind die Vorteile der Abbildung von Hauptklassen?

• Die Übersicht ist für Admins und Nutzer:innen (Kollegium, Eltern und Schüler:innen) kompakter und wird ggf. als angenehmer empfunden.
• Man kann die Hauptklassen über die Mitteilungsfunktion erreichen.
• Man kann mit wenigen Klicks Smart-Chats für Hauptklassen eröffnen.

Was sind die Limiationen von Hauptklassen?

• Smart-Chats lassen sich nur mit den Hauptklassen führen.
• Wenn man die Teilnehmer:innen der Fachklassen zu Chats einladen möchte, muss man manuell vorgehen.
• Manuell erstellte Chats (keine Smart-Chats) müssen fortwährend aktualisiert werden, die Teilnehmer:innen werden nicht automatisch synchronisiert.
• Bei einem Wechsel der Konfiguration werden die bisherigen Smart-Chats geschlossen.
• Es sind mehrere Lehrer:innen in einer Klasse zugeteilt und können bei einer neuen Mitteilung von Eltern angeschrieben werden, auch wenn der Inhalt für die betroffene Kolleg:in nicht zwingend relevant ist.

2. Sie arbeiten mit Fachklassen.

Was sind die Vorteile der Abbildung von Fachklassen?

• Man kann die Fachklassen zu Smart-Chats hinzufügen. Die Teilnehmer:innen synchronisieren sich bei Abänderungen in WebUntis automatisch.
• Es gibt nur wenige zugeteilte Klassenadmins; Die Mitteilungsfunktion ist also gezielter gestaltet, weil Eltern nicht mehrere Lehrkräfte als Empfänger:innen anwählen können.
• Alle Mitteilungen sind nach Stundenplan (Fachklassen) gegliedert.

Was sind die Limitationen der Abbildung von Fachklassen?

• Die Übersicht des Admins ist sehr umfassend, weil dort alle Klassen aufgeführt werden.
• Verbundene Nutzer:innen sehen viele Klassen auf der Startseite (je nach Stundenplan ggf. mind. 10 Klassen).
• Hauptklassen werden nicht automatisch erfasst, außer es findet sich eine Klassenleiterstunde im Stundenplan. Man kann mit der Hauptklasse nur über Chats kommunizieren.
• Man muss die Teilnehmer:innen von Hauptklassen manuell zu Chats hinzufügen, hier gibt es keine Smart-Chat-Funktion.

3. Wie kann ich die Konfiguration nachträglich ändern?

Um Hauptklassen abbilden zu können, sind im Regelfall noch die notwendigen Berechtigungen ausstehend. Damit diese vom System erfasst werden können, gehen Sie bitte wie folgt vor:

• Löschen Sie in WebUntis unter "Administration" > "Plattform" > SchoolFox als Erweiterung. (das Deaktivieren der Applikation ist nicht hinreichend)
• Fügen Sie SchoolFox als Erweiterung wieder hinzu: Bestätigen Sie die nötigen Berechtigungen.
  
• Ändern Sie die Konfiguration der Synchronisation im Adminbereich von SchoolFox.
• Importieren Sie die neuen Haupt-/ bzw. Fachklassen.

Wo kann ich die Konfiguration der Synchronisation im Adminbereich einsehen und ändern?

1. Im Adminbereich unter "Administration" > "Klassen" > "alle Daten sind aktuell“ können Sie die Einstellungen der Synchronisation einsehen und abändern.

   

2. Klicken Sie auf das lila Zahnrad, um die Abbildung der Klassen oder die Kommunikation anzupassen.

   

3. Sie können die Änderung mit "weiter“ > "verbinden“ speichern, nachdem Sie den Import- und Kommunikationstyp durchlaufen sind. 
   

   

   

4. Nachdem Sie die Einstellungen der Synchronisation geändert haben, können Sie unter "alle Daten sind aktuell" > "Daten aktualisieren".

   

4. Was muss ich bei einem Wechsel der Klassenkonfiguration beachten?

• Bisherige Smart-Chats mit Fachklassen werden geschlossen.
• Die alten Fachklassen werden nach 3-5 Tagen automatisch archiviert.
• Die Nutzer:innen müssen sich nicht neu verbinden oder neu anmelden. Die neuen Haupt- bzw. Fachklassen werden direkt im Profil der Nutzer:in angezeigt.